LA GESTIÓN DEL TIEMPO (I)

La gestión del tiempo

La gestión del tiempo debería ser una prioridad a nivel empresarial y personal (ambos ámbitos están relacionados), tanto por su relación con los resultados de la entidad como, además, porque de ello depende en gran medida nuestro desarrollo integral.

Cuando hablo de tiempo me refiero a horas, minutos y segundos. Y, por gestionar hacer lo que debemos en cada momento y con la eficacia necesaria.

Al enumerar los recursos de una organización tradicionalmente pensamos en financieros, técnicos y humanos. Pero olvidamos el más importante (más que el petróleo): el tiempo, que lo es por ser el medio que tenemos en mayor abundancia, a mano, a menor costo y que sirve de soporte a todos los demás.

Pretendo abordar la cuestión desde varios puntos de vista, también el práctico personal e inclusive cómo mejorar.

Fuente de ventaja competitiva

El factor humano en la empresa y su desempeño trabajando (los RR.HH.), es la principal fuente de ventaja competitiva. Y como las personas son las que disponen y emplean el «recurso tiempo», su relación con la capacidad de aportar valor añadido resulta evidente.

La excelencia en el trabajo (trabajar bien), elemento diferenciador competitivo, está unida a la capacidad intelectual y a cómo empleemos y gestionemos el tiempo, y viceversa. Es un circulo mágico.

Como ya adelanté en otro post, al tratar este tema siempre he preferido ir mas allá del clásico concepto de trabajo y tiempo, y centrarme en el ámbito de la capacidad competitiva individual, de tal forma que al desplegar nuestra misión individual sumemos y aportemos para que nuestra empresa sea competitiva.

Dicha misión individual depende, en gran medida, de la propia voluntad y responsabilidad, que tiene en la gestión del tiempo uno de sus principales indicadores a la hora de sumar al conjunto.

O dicho de otro modo: hay una relación directa entre resultados de la empresa y el desempeño individual (nuestra capacidad de competir). Y el termómetro sería la gestión del tiempo, el principal recurso que tenemos junto a nuestros dones naturales para crear, producir, aportar.

Todo lo expuesto es particularmente importante en las pymes, donde la dependencia de las personas concretas es mayor que en la grandes.

¿Usamos bien el tiempo?

En España tenemos un severo problema: dedicamos mucho tiempo a «estar» en el trabajo, más que en otros lugares. Pero si lo aprovecháramos nuestra capacidad de competir sería superior.

El tiempo es finito (otros recursos también, pero no tanto) y no recuperable. Además cuesta dinero, y si lo perdemos pensemos en las consecuencias (inclusive el costo de oportunidad). De ahí que sea «oro».

Imaginemos (ejemplo) que cada día «perdemos» 1 hora x 50 personas en la empresa x 220 días/año = 11.000 horas / año x 30 €/h = 330.000 € + el costo privado de no dedicar ese tiempo a otras actividades particulares, reconfortantes.

Y, si sumamos el tiempo que hacemos perder a los demás, que fácilmente duplica el dato anterior, nos acercaríamos al millón de € (% relevante sobre ventas). Y puede que me quede corto, porque por mi experiencia diría que bastantes personas pierden, o se les escapa, más.

Tiempo y estrategia de la empresa

La gestión del tiempo también es importante desde la perspectiva de la estrategia de la empresa: qué hacer para lograr los objetivos previstos.

Un campo de mejora es la productividad: sacar más rendimiento a lo que tenemos (ventaja competitiva indudable), optimizando el tiempo disponible,

Y, otro ámbito sería el de los RR.HH., porque si logramos que en la empresa exista una preocupación real por el tiempo, estaremos ayudando a que las personas avancen más en su plan de carrera, estén más motivadas e implicadas y perciban la relación entre esfuerzo y resultados: la eficiencia genera satisfacción y ¡qué mejor manera de implicar que impulsarla!

Una empresa preocupada por dichas cuestiones puede abordar mejoras como las siguientes (hay otras):

• Saber detectar «quemadores de tiempo», personas que lo desaprovechan y lo hacen perder a los demás. Entre ellos estarían los desordenados (salvo los genios, la mayoría no nos lo podemos permitir).
• Implantar tecnologías de productividad personal y grupal, tener procedimientos de trabajo y para las reuniones, etc.
• Que todos tomen sus vacaciones y «paren máquinas» cuando vean que les cuesta centrarse (cansancio).

Aquí lo dejo. Seguiré en el próximo post, donde sugeriré cómo mejorar la productividad personal y otras cuestiones relacionadas con la gestión del tiempo.

Saludos cordiales a todas y todos.