DIRIGIR UNA PYME
Gestionar el tiempo
Saber gestionar el tiempo es, a la vez, un reto y un arte, que se puede aprender y/o mejorar para ser lo más eficiente posible. De ello dependerá nuestra aportación a la empresa y las actividades privadas.
Continuo el post anterior con esta segunda entrega donde me centraré en una posible metodología para abordar una cuestión que afecta a más de la mitad de los trabajadores, en especial de las pymes, pues hay personas que no sabe cómo sacar partida al tiempo (horas, minutos, segundos), y otras no perciben que es su principal recurso.
Mejorar la productividad personal profesional
En otro artículo ya traté este tema, pero ahora quiero hacerlo con nuevos matices y un común denominador: las personas competitivas consiguen lo sean sus empresas.
Nuestras funciones profesionales son la brújula que marca nuestro trabajo diario: ahí deberemos estar centrados, haciendo lo que debamos en cada momento, la prueba del algodón para ser productivos y eficaces. En esto consiste gestionar nuestro tiempo.
Y, las funciones se abordan mediante tareas concretas. Tener claro nuestro «mapa de tareas» (despliegue funcional, todo lo que hacemos) es esencial, y sería el primer paso para procesos de mejora personal. Animo a realizarlo.
El tiempo disponible (p.ej. 1750 horas / año) debe distribuirse (objetivos) entre dichas tareas, y comprobar que lo cumplimos. ¿Lo hacemos? ¿Conocemos nuestra situación particular? Por mi experiencia diría que > 60 % de los ejecutivos de empresa no saben realmente cuanto tiempo pierden.
Autodiagnóstico
Voy a proponer una formar de abordar la cuestión para saber si hacemos lo que procede en cada momento (gestión del tiempo propio). Se trataría de un «autodiagnóstico», o evaluación, para identificar a qué dedicamos el tiempo y su adecuación. Ya adelanto que los resultados que se obtendrán serán muy relevantes, incluso sorprendentes.
Para realizar el «mapa de tareas» (inventario de lo que hacemos) recomiendo organizarlas según el método PDCA de Deming (ver gráfico).
Procederíamos, función por función, agrupando las tareas según sean de planificación (P), ejecución (D), control de resultados (C) y ejecutar mejoras (A).
Hay que identificar lo que hacemos y pare ello emplearíamos una plantilla (hoja de cálculo), anotando cada día (durante 7 – 14 jornadas) todas las tareas que realicemos, unas previstas (mapa) y otras no. Podría ser así (he desarrollado sólo la función 1):
(DPO = Dirección por Objetivos)
Para simplificar recomiendo tareas que supongan 15 minutos (0,25 horas) o más. Menos no, porque la relación sería interminable: hay que agrupar.
Ejemplo
Pongo el ejemplo de un director general que desea mejorar su productividad, porque no llega a los temas y tiene sensación de estar descentrado. Para abordarlo sigue una metodología como la aquí explicada.
Sus funciones se indican en el cuadro siguiente (resumido). Se incluye la previsión (objetivos) que ha elaborado (año en curso). Se ha ceñido a las horas disponibles ya citadas, aunque en realidad será superior.
Al ser una pyme también dedica tiempo a prestación de servicios.
El resultado de sus mediciones («la realidad») durante 10 días hábiles fue:
Y, agrupando los datos según el PDCA:
El cuadro detallado puede consultarse en este enlace.
Se observa que el grupo «resto» le ocupa casi la mitad del tiempo (46,46 %), muy por encima de la previsión (24,86 %). Y, lo relativo a sus funciones clave (planificación y control), un 21,21 € (lo planificado era el 37,43 %, que en una empresa grande sería aún mayor).
Además, a nivel de detalle, ha comprobado que la gestión del correo le ha «comido» el 18,18 % del tiempo (5,71 % era el objetivo), y los imprevistos han supuesto el 22,22 % (no tenía establecido horas, lo cual no parece muy realista aunque debería ser una cifra mucho menor).
Con la ayuda de un consultor externo dicho director general tomó varias medidas, correctoras, para potenciar sus funciones estratégicas y disminuir la problemática del «día a día».
Algunas sugerencias
El tiempo y su gestión depende de nosotros, porque si queremos (diciendo que no) podremos. No echemos la culpa a otros.
Usar la agenda a diario, teniéndola llena y planificada de antemano reducirá los imprevistos. Eso sí, recomiendo emplear una electrónica y no de papel, incluso poner «colores» para priorizar. La agenda debe dirigir nuestra jornada, y conviene evaluar cada semana el grado de cumplimiento.
Hay también situaciones habituales que podemos gestionar mejor:
- no hacer el trabajo de los demás (ser exigentes aquí),
- aleccionar a los colaboradores para evitar las interrupciones innecesarias (el «¿tienes un momento?»). Hay que estar disponibles, pero en su momento (salo urgencias reales),
- que las reuniones estén preparadas y duren lo previsto,
- y, ¡qué decir del correo, el móvil y las RS!. Pueden ser horas diarias mal empleadas. Depende de cada uno enderezarlo, lo cual es posible.
Hay personas que están a gusto trabajando «sobre la marcha», pero la realidad es tozuda (salvo algunos genios): son poco productivas y hacen perder el tiempo a los demás.
Aquí lo dejo. Aún queda otra entrega sobre gestionar el tiempo.
Saludos cordiales a todas y todos.
