DIRIGIR UNA PYME
Fases de un Plan Estratégico
Acabé el post anterior haciendo referencia a las fases del Plan Estratégico, y que intentaré abordar ahora en sus aspectos esenciales.
Recordemos el gráfico que sintetizaba la metodología propuesta, consistente en cuatro fases:
Fase I: Análisis de situación, conclusiones, diagnóstico y prioridades
En esta fase se realizará un análisis en profundidad sobre la situación de la empresa y el entorno, y que incluirá temas como los siguientes.
- Las tendencias del mercado.
- Estado de la empresa, en todas sus facetas, sobre todo para saber qué capacidad competitiva tiene para afrontar determinados retos.
- Se identificarán las conclusiones del análisis en un DAFO, donde se “volcará” (así me gusta hacerlo), previa evaluación, lo más relevante.
- Se priorizarán las conclusiones para obtener un diagnóstico de situación: una síntesis de lo más relevante, el núcleo del Plan, y que procurará dar respuesta a las cuestiones planteadas como justificación del mismo. También, incluirá las áreas de actuación prioritarias.
- Y, en el diagnóstico se resaltará hacia dónde va el mercado y cual sería nuestra visión. Esto deberemos analizarlo en profundidad en la Fase II, para que el “queremos” esté equilibrado con el “podemos”.
Esta fase puede llevarse a cabo con los trabajos que indicamos:
- El análisis de situación, mediante consulta de información secundaria, fuentes primarias propias, reuniones de trabajo, empleo de instrumentos metodológicos, etc.
- Las conclusiones, empleando un DAFO.
- Y, el diagnóstico, a partir de una labor de síntesis y selección.
El resultado de esta fase será un documento que refleje el trabajo realizado.
Fase II: Reflexión estratégica
La Fase II (reflexión estratégica) es, desde mi punto de vista y junto el diagnóstico, lo más importante del Plan, porque en ella hay que “mojarse”, con prudencia, claridad y determinación: hay que analizar y elegir qué decisiones se tomarán, y que orientación debe adoptarse para desarrollar la visión.
- La reflexión estratégica es el momento para profundizar siguiendo un proceso metodológico, y donde se analizarán diferentes escenarios sobre qué podría pasar y las alternativas en cada ámbito, todo lo cual nos ayudará a elegir lo que más convenga. El trasfondo será la justificación de lo que nos llevó a realizar el Plan.
- Hay que reformular, en su caso, la visión como piedra angular de todo el Plan.
- Debe revisarse la Misión, la definición de nuestro negocio y su modelo.
- Hay que identificar las 3 o 4 (como máximo) grandes Áreas de Prioridad Estratégica empresarial (APE), donde se concentrarán los esfuerzos por encontrarse ahí las principales oportunidades, y en algún caso amenazas y/o debilidades.
- Es el momento de seleccionar los principales objetivos. Los operativos, ahora o en la Fase III.
- Se decidirá que enfoques estratégicos son los más adecuados.
- Y, en definitiva, hay que concretar las decisiones a tomar y las propuestas que las llevarán a cabo.
El resultado de esta Fase II será un conjunto de reflexiones sobre las alternativas posibles, su evaluación y selección, todo lo cual se trasladará a documentos de referencia para ser desarrollados y planificados en detalle en la Fase III, siguiente.
- El consultor externo que nos ayude aportará las herramientas metodológicas necesarias, como soporte de las sesiones de reflexión.
A título de ejemplo, cito las Áreas de Prioridad Estratégica que se concretaron en un caso donde colaboré, una empresa que distribuía al por mayor y vendía al por menor (con tiendas propias) artículos de regalo. Facturaba 4 millones € y se pretendía llegar a 10. Indico el detalle de la APEM 1.
- APEM 1: Es necesario adaptar la oferta a la “nueva demanda”, pues la empresa está en una fase de declive por no dar una respuesta adecuada al mercado. Para abordarlo se recomienda:
- Reformular su oferta de producto, con un catálogo que se renueve con mayor frecuencia, con precio medio y medio-bajo (hasta ahora era medio-alto y alto), y artículos con mayor diseño y nivel de atractivo “aparente”.
- Adoptar una oferta multicanal: ventas mayorista (no sería prioritaria), en tienda física y negocio online (prioridad).
- Implantar una política de promociones frecuentes, lo cual -a su vez- estará unido a una relación mucho más estrecha con sus clientes, inclusive ampliar su base, demasiado reducida para las necesidades.
- Y, otras medidas.
- APEM 2: La empresa tiene que revisar toda su política de compras adaptándose a lo expuesto en la APEM 1, lo cual requerirá un notable esfuerzo, debiendo lograrse unos resultados determinados.
- APEM 3: Como soporte transversal para las propuestas del Plan, es necesario que la empresa modernice su gestión interna, pasando de la situación actual, algo informal, a otra basada en una estructura organizativa adecuada; y base su actividad en un mayor uso de las TICs, lo cual facilitará una adecuada relación con el cliente.
Puede observarse que las APEM delimitan con claridad qué enfoques estratégicos deberán adoptarse, a nivel competitivo.
Fase III: Documento de Plan Estratégico
La Fase III consistirá en elaborar un documento que contendrá todo lo seleccionado en la Fase II, con su desarrollo y planificación correspondiente, y que será lo que entenderemos por «Plan Estratégico».
- Dicho documento (resultado de la Fase) será elaborado y redactado por el consultor externo, con ayuda de la empresa, de acuerdo a un índice de contenidos y empleando diferentes instrumentos de planificación.
- Las propuestas deben incluir su desglose en acciones y pasos a dar, su responsable, plazos, etc.
- Y, recomiendo incluir un cronograma general que indique el calendario para cada paso a dar, todos ellos, y que se derivaría de los cuadros citados.
- Por último, el documento tiene que ser explicado a los órganos correspondientes, y aprobado por el que proceda.
Fase IV: Implementación
La Fase IV será la implementación del Plan Estratégico, durante el periodo previsto.
- Incluirá la evaluación de resultados periódicos, por los órganos de seguimiento correspondientes.
- Deberán estar concretados unos indicadores de gestión, en el cuadro de mando y/o en el sistema DPO (dirección por objetivos).
Y, quiero destacar la responsabilidad que tanto el Consejo de Administración (si lo hubiera), como el Comité de Dirección y siempre el equipo directivo, tienen en la aplicación del Plan. Es su hoja de ruta para un periodo de tiempo.
Podríamos seguir hablando más de las fases de un plan estratégico, pero prefiero dejarlo aquí.
Saludos cordiales a todas y todos.
