DIRIGIR UNA PYME
Aprovechar el tiempo
Aprovechar el tiempo es vital, por ser nuestro principal recurso para desarrollar la misión profesional y personal que nos hayamos propuesto.
Cómo lo empleemos (qué hacer con el tiempo) facilitará, en gran medida, el logro de nuestros objetivos y anhelos y también la aportación a la sociedad, en general, y nuestra empresa en particular.
De eso ha tratado la serie sobre «gestión del tiempo» (horas, minutos y segundos), donde en 3 capítulos (este sería el tercero y último) he intentado abordar un tema tan relevante.
En el presente post trataré algunos temas complementarios de los dos anteriores.
Funciones y tiempo
Dedicarse a las funciones previstas, sin dispersarse en otras cuestiones, es básico para que nuestra productividad personal genere los resultados esperados. Esto es lo que debemos gestionar (aprovechar el tiempo).
Centrarnos en lo que adecuado nos hará más eficaces. ¿Lo somos? Os planteo una sencilla forma de comprobarlo para el trabajo diario:
- Nuestras funciones las llevaremos a cabo mediante actividades específicas, las tareas propias,
- el nº de horas dedicadas cada día a tareas propias / nº de horas totales de estancia en el puesto de trabajo = índice de eficacia. Si es =1, OK. Entre 0,85-0,90, aceptable; un valor inferior indicaría que tenemos un problema.
- ¿Cuánto tiempo hemos dedicado a tareas impropias? Es una cuestión que conviene conocer.
Si hacemos lo que debemos nuestra empresa irá mejor: hay una relación directa. En este sentido recomiendo siempre hacer primero lo que más cueste y, además, delegar lo secundario.
Y, quiero también resaltar la importancia de tener objetivos (profesionales y personales) y certificar su logro. Esto genera una motivación muy especial.
En todo ello hay una cuestión de lealtad con nuestra familia, compañeros y colaboradores.
Si nos costara mucho «estar centrado», quizás precisemos ayuda externa. Y, si estamos cansados, entonces descansar.
Teniendo claro que el tiempo es nuestro principal recurso, entonces le daremos prioridad a su gestión y pondremos los medios.
Lo personal y lo profesional
Si no somos organizados y ordenados en lo particular, será más difícil serlo en lo profesional y viceversa. No hay milagros; de la misma forma que no tenemos dos personalidades sino una, integral.
Lo indicado tiene su relevancia porque, con mucha frecuencia, consideramos que lo importante es lo profesional y no damos importancia al ámbito privado. Es un error del que debemos escapar buscando siempre el equilibrio entre uno y otro ámbito, un mix adecuado: es imprescindible.
Conozco muchísimos casos de directivos donde los problemas profesionales tienen su raíz en la ausencia de dicho equilibrio, del que resulta perjudicada también nuestra vida privada.
Es imprescindible llevar el control del tiempo, y que éste no nos arrolle. A este respecto puede servirnos de orientación la cultura del movimiento «Slow», dando prioridad a las actividades que favorecen el desarrollo de las personas.
Trece o catorce horas diarias útiles dan para mucho.
Las pérdidas de tiempo
Hace unos días un muy buen amigo valenciano, Vicente, me escribió haciendo referencia al libro «Ladrones de tiempo (Time Bandits)» de Stuart Briscoe, donde el autor incide en centrarse en lo importante y que nada ni nadie nos robe tiempo. Mi amigo resaltaba que los principales «ladrones» somos nosotros mismos, entre otras cosas por no saber diferenciar lo urgente de lo importante (¡cuanta razón tiene!).
Lo citado podemos extrapolarlo a diferentes ámbitos, y al final siempre acabamos en lo mismo: tenemos que saber realizar una eficaz gestión del tiempo, evitando perderlo y que otros nos lo dificulten.
Un ejemplo son las reuniones. Además que haya personas a las que les gusta reunirse mucho, lo relevante es que un meeting tenga una finalidad, un orden del día, un moderador, dure lo que se haya establecido, los temas se lleven estudiados por cada asistente, y empiece con puntualidad (por favor, dejemos de lado los famosos «10 minutos de cortesía»).
Los temas bilaterales no son para encuentros de más personas, hay que procurar ser concretos e ir al grano en los informes para evitar horas de lectura, etc. En fin, el mundo de las reuniones daría para hablar mucho.
Pero lo realmente importante es tener claro el tema de fondo: cual es nuestro principal recurso y su adecuada gestión, pues de ello depende el éxito y la estabilidad profesional y personal. En definitiva, aprovechar el tiempo.
Reconozco que gestionar bien no es fácil, pero siempre se puede aprender y/o mejorar. Es una cuestión de responsabilidad e inteligencia, empezando por entender que el tiempo a nuestra disposición es finito e irrecuperable.
Espero que los tres artículos dedicados al tema hayan podido ayudarnos, o al menos mentalizarnos.
Saludos cordiales a todas y todos.
Voy a comprar el libro de su amigo porque debe ser muy interesante, y tiene razón con lo dicho lo mismo que su escrito. Muchos saludos.
José M.
Muchas gracias por el comentario. Saludos.
Muy didáctico el post si bien considero que no es fácil evitar los quehaceres diarios que dispersan en una empresa pequeña en la cual hay una gran variedad tareas a realizar. Pero da qué pensar.
Muchas gracias.
Efectivamente, en una pequeña empresa lo normal son las multitareas, y en ese contexto también puede abordarse mejorar la productividad personal. Saludos cordiales.